KSIĘGA JAKOŚCI
URZĘDU GMINY
W S T R A W C Z Y N I E
Zakres obowiązywania SZJr
SZJ został wprowadzony i obowiązuje w:
Urzędzie Gminy Strawczyn oraz jednostkach organizacyjnych Gminy tj:
Wykonywanie zadań administracji samorządowej zgodnie z Ustawą o samorządzie gminnym i innymi przepisami prawa, na rzecz społeczeństwa lokalnego.
Urzędzie Gminy Strawczyn oraz jednostkach organizacyjnych Gminy tj:
- Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej,
- Zakładzie Gospodarki Komunalnej,
Wykonywanie zadań administracji samorządowej zgodnie z Ustawą o samorządzie gminnym i innymi przepisami prawa, na rzecz społeczeństwa lokalnego.
Wyłączenia:
7.3. ? Projektowanie i rozwój ? W Urzędzie Gminy Strawczyn oraz w jednostkach organizacyjnych gminy nie prowadzi się prac związanych z projektowaniem i rozwojem. Wszelkie działania podejmowane przez UG Strawczyn lub jej jednostki organizacyjne oparte są o obowiązujące przepisy prawa, uchwały Rady Gminy lub inne akty prawa miejscowego stanowione przez władzę uchwałodawczą i wykonawczą.
7.5.2. ? Walidacja procesu produkcji i dostarczania usługi - W działalności urzędu Gminy Strawczyn oraz w jednostkach organizacyjnych gminy nie występują procesy których wyników nie można zweryfikować poprzez pomiar lub monitorowanie.
Identyfikacja procesów SZJ
W organizacji objętej SZJ zidentyfikowane zostały następujące procesy, które przedstawione zostały w formie ?mapy procesów?
Podstawowe akty prawne dotyczące działalności UG Strawczyn i jednostek organizacyjnych zostały określone w Wykazie obowiązujących aktów prawnych z w zakresie wykonywania powierzonych obowiązków w UG Strawczyn.
Porządek prawny oraz Stanowienie aktów normatywnych
W działalności UG Strawczyn oraz jednostek organizacyjnych obowiązują następujące rodzaje dokumentów będące źródłem prawa:
A. Przepisy prawa państwowego (ustawy i rozporządzenia wydawane przez odpowiednie organy władzy centralnej RP).
B. Uchwały Rady Gminy.
C. Zarządzenia Wójta które mogą być:
- dokumentami wykonawczymi względem uchwał Rady Gminy,
- wydawane z inicjatywy Wójta w oparciu o odpowiednią podstawę prawną.
Wójt może zarządzaniami wprowadzać przepisy wewnętrzne związane z pracą UG Strawczyn oraz jednostek organizacyjnych w formie procedur, instrukcji, regulaminów, kart usług, pełnomocnictw, lub innych dokumentów. Stanowią one wówczas załączniki do zarządzeń.
D. Dyspozycje Wójta
A. Przepisy prawa państwowego (ustawy i rozporządzenia wydawane przez odpowiednie organy władzy centralnej RP).
B. Uchwały Rady Gminy.
C. Zarządzenia Wójta które mogą być:
- dokumentami wykonawczymi względem uchwał Rady Gminy,
- wydawane z inicjatywy Wójta w oparciu o odpowiednią podstawę prawną.
Wójt może zarządzaniami wprowadzać przepisy wewnętrzne związane z pracą UG Strawczyn oraz jednostek organizacyjnych w formie procedur, instrukcji, regulaminów, kart usług, pełnomocnictw, lub innych dokumentów. Stanowią one wówczas załączniki do zarządzeń.
D. Dyspozycje Wójta
Podstawą do określenia zasad stanowienia aktów normatywnych wydawanych przez władzę uchwałodawczą i wykonawczą Gminy Strawczyn stanowi Ustawa o samorządzie gminnym z dn. 08. 03. 1990 r. D. Ust. Nr 142 poz. 1591 z 2001 r. z późniejszymi zmianami. Ponadto zasady te zostały określone w: Statucie Gminy Strawczyn z dn. 16 września 2010r.
Zasady obsługi administracyjnej przy stanowieniu aktów normatywnych określone zostały w Kartach usług:
BRG/01 Podjęcie uchwały przez Radę Gminy
Zasady obsługi administracyjnej przy stanowieniu aktów normatywnych określone zostały w Kartach usług:
BRG/01 Podjęcie uchwały przez Radę Gminy
BRG/05 Realizacja uchwał podjętych przez Radę Gminy w Strawczynie.
Nadzorowanie dokumentów, zapisów i danych
W UG Strawczyn oraz jednostkach organizacyjnych wszystkie zasady dotyczące nadzorowania dokumentów, zapisów i danych zostały wprowadzone poprzez zarządzenia lub dyspozycje wójta gminy oraz procedury z nich wynikające:
Zarządzenie Nr 50/11 Wójta Gminy w Strawczynie z dnia 17 maja 2011r. w sprawie stosowania istrukcji kancelaryjnej, jdnolitego rzeczowego wykazu akt w Urzędzie Gminy w Strawczynie
Zarządzenie Nr 51/11 Wójta Gminy w Strawczynie z dnia 17 maja 2011r. w sprawie wyboru systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy w Strawczynie
Zarządzenie Nr 52/11 Wójta Gminy w Strawczynie z dnia 17 maja 2011r. w sprawie wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy w Strawczynie
Zarządzenie Nr 53/11 Wójta Gminy w Strawczynie z dnia 17 maja 2011r. w sprawie ustalenia "Listy rodzaju przesyłek" wpływających do Urzędu Gminy, które nie są otwierane w sekretariacie
Zarządzenie Nr 54/11 Wójta Gminy w Strawczynie z dnia 17 maja 2011r. w sprawie ustalenia w Urzędzie Gminy wzorów i czynności kancelaryjnych nie objętych Instrukcją Kancelaryjną
Zarządzenie 44/07 z dn. 20. 08. 2007 r. w sprawie określenia procedury tworzenia i udostępniania zarządzeń wójta i innych wewnętrznych aktów prawnych ? wprowadzające do stosowania Procedurę tworzenia i udostępniania zarządzań wójta i innych wewnętrznych aktów prawnych (zmiana zarządzenia: Zarządzenie Nr 41/2011).
Zarządzenie 45/07 z dn. 20. 08. 2007 r. w sprawie o kreślenia procedury redagowania i prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej wprowadzające Procedurę redagowania i prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej (zmiana: Zarządzenie Nr 59/12).
Zarządzenie Nr 65/11 Wójta Gminy w Strawczynie z dnia 31 maja 2011r. w sprawie określenia wzorów, zakresu i szczegółowości materiałów planistycznych niezbędnych do opracowania projektu budżetu gminy Strawczyn
Zarządzenie Nr 50/11 Wójta Gminy w Strawczynie z dnia 17 maja 2011r. w sprawie stosowania istrukcji kancelaryjnej, jdnolitego rzeczowego wykazu akt w Urzędzie Gminy w Strawczynie
Zarządzenie Nr 51/11 Wójta Gminy w Strawczynie z dnia 17 maja 2011r. w sprawie wyboru systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy w Strawczynie
Zarządzenie Nr 52/11 Wójta Gminy w Strawczynie z dnia 17 maja 2011r. w sprawie wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy w Strawczynie
Zarządzenie Nr 53/11 Wójta Gminy w Strawczynie z dnia 17 maja 2011r. w sprawie ustalenia "Listy rodzaju przesyłek" wpływających do Urzędu Gminy, które nie są otwierane w sekretariacie
Zarządzenie Nr 54/11 Wójta Gminy w Strawczynie z dnia 17 maja 2011r. w sprawie ustalenia w Urzędzie Gminy wzorów i czynności kancelaryjnych nie objętych Instrukcją Kancelaryjną
Zarządzenie 44/07 z dn. 20. 08. 2007 r. w sprawie określenia procedury tworzenia i udostępniania zarządzeń wójta i innych wewnętrznych aktów prawnych ? wprowadzające do stosowania Procedurę tworzenia i udostępniania zarządzań wójta i innych wewnętrznych aktów prawnych (zmiana zarządzenia: Zarządzenie Nr 41/2011).
Zarządzenie 45/07 z dn. 20. 08. 2007 r. w sprawie o kreślenia procedury redagowania i prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej wprowadzające Procedurę redagowania i prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej (zmiana: Zarządzenie Nr 59/12).
Zarządzenie Nr 65/11 Wójta Gminy w Strawczynie z dnia 31 maja 2011r. w sprawie określenia wzorów, zakresu i szczegółowości materiałów planistycznych niezbędnych do opracowania projektu budżetu gminy Strawczyn
Zarządzenie 63/03 z dn. 30. 12. 2003 r. (11,6 MB) w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości w UG Strawczyn wprowadzające:
- Zasady prowadzenia rachunkowości ? Załącznik 1
- Zakładowy Plan Kont Budżetu Gminy ? Załącznik 2
- Zakładowy Plan Kont Urzędu Gminy ? Załącznik 3
- Instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla UG Strawczyn ? Załącznik 4
Zarządzenie Nr 50/08 z dn. 4.08.2008 r. w sprawie ustalenia zasad gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy w Strawczynie (Zmiana Zarządzenia: Zarządzenie Nr 62/11
Zarządzenie 18/04 z dn. 18. 03. 2004 r. w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji wprowadzające Instrukcję przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji (2,69MB)
Zarządzenie 58/05 z dn. 27. 07. 2005 r. w sprawie wprowadzenia stosowania do bieżącej pracy Urzędu ?Karty Usług? wprowadzające karty usług dla poszczególnych usług administracyjnych świadczonych przez Urząd Gminy Strawczyn (Zmiana: Zarządzenie Nr 84/11).
Zarządzenie 59/05 z dn. 27. 07. 2005 r. w sprawie wdrożenia procedury aktualizacji wykazu i kart usług świadczonych przez UG w Strawczynie wprowadzający Procedurę aktualizacji wykazu i kart usług świadczonych przez UG w Strawczynie.
Zarządzenie 18/04 z dn. 18. 03. 2004 r. w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji wprowadzające Instrukcję przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji (2,69MB)
Zarządzenie 58/05 z dn. 27. 07. 2005 r. w sprawie wprowadzenia stosowania do bieżącej pracy Urzędu ?Karty Usług? wprowadzające karty usług dla poszczególnych usług administracyjnych świadczonych przez Urząd Gminy Strawczyn (Zmiana: Zarządzenie Nr 84/11).
Zarządzenie 59/05 z dn. 27. 07. 2005 r. w sprawie wdrożenia procedury aktualizacji wykazu i kart usług świadczonych przez UG w Strawczynie wprowadzający Procedurę aktualizacji wykazu i kart usług świadczonych przez UG w Strawczynie.
Zarządzenie 84/05 z dn. 29. 12. 2005 r. w sprawie procedury aktualizacji bazy danych firm świadczących usługi na terenie gminy Strawczyn wprowadzające Procedurę aktualizacji bazy danych firm świadczących usługi na terenie Gminy Świadczeń.
Dyspozycja 13/07 z dn. 20. 08. 2007 r. w sprawie prowadzenia rejestrów.
Zarządzenie Nr 40/11 Wójta Gminy w Strawczynie z dnia 14 kwietnia 2011r. w sprawie sporządzenia wykazu obowiązujących aktów prawnych z zakresu wykonywania powierzonych obowiązków
Zarządzenie Nr 40/11 Wójta Gminy w Strawczynie z dnia 14 kwietnia 2011r. w sprawie sporządzenia wykazu obowiązujących aktów prawnych z zakresu wykonywania powierzonych obowiązków
Zarządzenie 69/07 z dn. 19. 12. 2007 r. w sprawie wprowadzenia i stosowania polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych w tym danych osobowych wprowadzające Politykę bezpieczeństwa przetwarzania danych w tym danych osobowych oraz Instrukcję zarządzania systemem informatycznym w zakresie przetwarzania danych.
Odpowiedzialność kierownictwa UG Strawczyn w zakresie funkcjonowania i rozwoju SZJ.
Za prawidłowość funkcjonowania UG Strawczyn oraz jego jednostek organizacyjnych odpowiadają:
A. Wójt, który jest ustawowym organem władzy wykonawczej w gminie oraz Kierownikiem UG Strawczyn odpowiedzialnym za organizację całości pracy urzędu, dobór pracowników, określenie zakresów uprawnień i odpowiedzialności wszystkich pracowników urzędu.
B. Sekretarz Gminy, który na mocy uprawnień przyznanych przez Wójta zajmuje się wykonywaniem funkcji kierownika administracyjnego urzędu. Sekretarz Gminy zgodnie z Zarządzeniem 3/03 z dn. 28. 02. 2003 r. w sprawie powołania zastępcy Wójta Gminy Strawczyn zastępuje Wójta pod jego nieobecność w urzędzie. Ponadto na mocy Zarządzenia 16/07 z dn. 23. 03. 2007 r. w sprawie opracowania i wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością w UG Strawczyn, powołania Pełnomocnika ds. zarządzania Jakością oraz zespołu ds. opracowania i wdrożenia SZJ pełni funkcję Pełnomocnika ds. Jakości. (zmiana zarządzenia: Zarządzenie Nr 39/2011
C. Skarbnik Gminy, który na mocy uprawnień przyznanych przez Wójta, przepisów Ustawy o finansach publicznych oraz powołania przez Radę Gminy jest odpowiedzialny za prawidłowość prowadzenia rachunkowości Gminy Strawczyn.
Za prawidłowość funkcjonowania UG Strawczyn oraz jego jednostek organizacyjnych odpowiadają:
A. Wójt, który jest ustawowym organem władzy wykonawczej w gminie oraz Kierownikiem UG Strawczyn odpowiedzialnym za organizację całości pracy urzędu, dobór pracowników, określenie zakresów uprawnień i odpowiedzialności wszystkich pracowników urzędu.
B. Sekretarz Gminy, który na mocy uprawnień przyznanych przez Wójta zajmuje się wykonywaniem funkcji kierownika administracyjnego urzędu. Sekretarz Gminy zgodnie z Zarządzeniem 3/03 z dn. 28. 02. 2003 r. w sprawie powołania zastępcy Wójta Gminy Strawczyn zastępuje Wójta pod jego nieobecność w urzędzie. Ponadto na mocy Zarządzenia 16/07 z dn. 23. 03. 2007 r. w sprawie opracowania i wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością w UG Strawczyn, powołania Pełnomocnika ds. zarządzania Jakością oraz zespołu ds. opracowania i wdrożenia SZJ pełni funkcję Pełnomocnika ds. Jakości. (zmiana zarządzenia: Zarządzenie Nr 39/2011
C. Skarbnik Gminy, który na mocy uprawnień przyznanych przez Wójta, przepisów Ustawy o finansach publicznych oraz powołania przez Radę Gminy jest odpowiedzialny za prawidłowość prowadzenia rachunkowości Gminy Strawczyn.
D. Kierownicy referatów:
- infrastruktury technicznej
- rozwoju lokalnego
na mocy uprawnień przyznanych przez Wójta odpowiadają za nadzór i prawidłowość realizacji zadań w zakresie im powierzonym.
Szczegółowe informacje o zadaniach i odpowiedzialnościach poszczególnych pracowników zostały określone w:
- Regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy w Strawczynie wprowadzonym Zarządzenie Nr 42/12 Wójta Gminy w Strawczynie z dnia 15 maja 2012 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Strawczynie
- indywidualnych zakresach czynności dla poszczególnych stanowisk
Hierarchię służbową oraz strukturę organizacyjną UG Strawczyn oraz jednostek organizacyjnych pokazuje Schemat organizacyjny stanowiący załącznik do Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Strawczynie.
Etyka pracy i nastawienie na Klientów.
Wójt oraz Kierownictwo UG Strawczyn oraz jednostek organizacyjnych przykładają ogromną wagę do właściwej obsługi Klientów oraz zasad etycznych i standardów pracy urzędników samorządowych.
W związku z tym urząd przystąpił do akcji społecznej ?Przejrzysta Polska?, której koordynatorem jest Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej.
Etyka pracy i nastawienie na Klientów.
Wójt oraz Kierownictwo UG Strawczyn oraz jednostek organizacyjnych przykładają ogromną wagę do właściwej obsługi Klientów oraz zasad etycznych i standardów pracy urzędników samorządowych.
W związku z tym urząd przystąpił do akcji społecznej ?Przejrzysta Polska?, której koordynatorem jest Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej.
W ramach tej akcji UG Strawczyn wdrożył zadania związane z realizacją następujących zasad:
Zasada przejrzystości
Zasada braku tolerancji dla korupcji
Zasada partycypacji społecznej
Zasada przewidywalności
Zasada fachowości
Zasada rozliczalności
Realizacja tych zasad wiązała się z opracowaniem:
Kodeksu etycznego pracownika UG Strawczyn,
Kodeksu Etycznego Radnego
Kart usług realizowanych w Urzędzie Gminy Strawczyn opracowanych przez pracowników poszczególnych referatów i udostępnianych Klientom oraz procedur związanych z naborem pracowników na wszystkie stanowiska.
Dowodem na prawidłowe wdrożenie zasad akcji ?Przejrzysta Polska? jest uzyskanie w 2005 r. certyfikatu "Przejrzysta Polska".
Wójt oraz Kierownictwo UG Strawczyn podjęły decyzję o kontynuacji uczestnictwa w akcji ?Przejrzysta Polska? w latach następnych.
W 2007 r. odbył się audyt realizacji zasad akcji.
Wójt oraz Kierownictwo UG Strawczyn podjęli decyzję o uczestniczeniu w corocznych konkursach Gmina Fair Play ? Certyfikowana lokalizacja inwestycji oraz Gmina przyjazna Środowisku.
Kodeksu etycznego pracownika UG Strawczyn,
Kodeksu Etycznego Radnego
Kart usług realizowanych w Urzędzie Gminy Strawczyn opracowanych przez pracowników poszczególnych referatów i udostępnianych Klientom oraz procedur związanych z naborem pracowników na wszystkie stanowiska.
Dowodem na prawidłowe wdrożenie zasad akcji ?Przejrzysta Polska? jest uzyskanie w 2005 r. certyfikatu "Przejrzysta Polska".
Wójt oraz Kierownictwo UG Strawczyn podjęły decyzję o kontynuacji uczestnictwa w akcji ?Przejrzysta Polska? w latach następnych.
W 2007 r. odbył się audyt realizacji zasad akcji.
Wójt oraz Kierownictwo UG Strawczyn podjęli decyzję o uczestniczeniu w corocznych konkursach Gmina Fair Play ? Certyfikowana lokalizacja inwestycji oraz Gmina przyjazna Środowisku.
Polityka jakości
Wójt oraz Kierownictwo UG Strawczyn opracowali i przyjęli Politykę Jakości UG Strawczyn. Polityka ta została podana do wiadomości wszystkich pracowników urzędu oraz społeczności lokalnej poprzez:
- opublikowanie w gazecie samorządu Gminy Strawczyn ?Ziemia Strawczyńska?
- umieszczenie na stronach www UG Strawczyn
- wywieszenie w siedzibie UG Strawczyn
Cele i zadania
Wójt Gminy w formie zarządzeń powołuje zespoły zadaniowe do opracowania planów rozwoju gminy lub zleca ich opracowanie kierownikom referatów. Niektóre strategiczne dokumenty mogą być zlecane do opracowania specjalistycznym firmom zewnętrznym.
Opracowane plany ( roczne i długookresowe ) są zatwierdzane przez Radę Gminy w formie uchwał.
Wójt Gminy składa pisemne informacje o stanie realizacji zatwierdzonych planów rozwoju gminy.
Opracowane plany rozwoju są podawane do publicznej wiadomości zgodnie z zasadą Zasadą przewidywalności programu ?Przejrzysta Polska?.
Opracowane plany ( roczne i długookresowe ) są zatwierdzane przez Radę Gminy w formie uchwał.
Wójt Gminy składa pisemne informacje o stanie realizacji zatwierdzonych planów rozwoju gminy.
Opracowane plany rozwoju są podawane do publicznej wiadomości zgodnie z zasadą Zasadą przewidywalności programu ?Przejrzysta Polska?.
Przegląd systemu zarządzania
W ramach działalności UG Strawczyn oraz jego jednostek organizacyjnych prowadzone są systematyczne comiesięczne narady spełniające rolę przeglądów systemu zarządzania. Są one realizowane zgodnie z Zarządzeniem Nr 70/07 z dn. 21. 12. 2007 r. w sprawie zasad realizacji przeglądów zarządzania przez kierownictwo Urzędu Gminy i kierowników jednostek organizacyjnych gminy wprowadzającym Zasady realizacji przeglądu systemu zarządzania przez kierownictwo Urzędu Gminy Strawczyn i kierowników jednostek organizacyjnych gminy (Zmiana Zarządzenia: Zarządzenie Nr 4/11
Zapewnienie zasobów niezbędnych do funkcjonowania Gminy Strawczyn
Zapewnienie zasobów finansowych
Zasady finansowania zadań Gminy Strawczyn oraz działalności Urzędu Gminy w Strawczynie i jego jednostek organizacyjnych wynikają z Ustawy o finansach publicznych oraz UCHWAŁA NR XXXIV/268/10 Rady Gminy w Strawczynie z dnia 28 stycznia 2010 roku w sprawie określenia trybu prac nad projektem uchwały budżetowej.
Na podstawie otrzymanych materiałów planistycznych, wniosków, skalkulowanych dochodów Skarbnik Gminy Strawczyn opracowuje zbiorcze zestawienie dochodów i wydatków do projektu budżetu, który Wójt Gminy przedstawia Radzie Gminy do uchwalenia oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej celem zaopiniowania. Rada gminy po obradach i pracach w komisjach poprzez głosowanie uchwala budżet gminy. Za realizację budżetu odpowiada Wójt Gminy.Personel
Zasady zarządzania personelem Urzędu Gminy oraz jednostek organizacyjnych zostały określone przy realizacji Zasady Fachowości akcji Przejrzysta Polska".
Zostały one określone w :
Zarządzenie Nr 55/09 Wójta Gminy Strawczyn z dnia czerwca 2009r. w sprawie ustalenia regulaminu naboru pracowników na stanowiska urzędnicze
W Urzędzie Gminy Strawczyn oraz jednostkach organizacyjnych obowiązuje system podnoszenia kwalifikacji pracowników, który został określony w Zarządzeniu Nr 67/2007 z dn. 11. 12. 2007 r. w sprawie systemu podnoszenia kwalifikacji pracowników samorządowych obejmującego szkolenia i samokształcenie wprowadzające:
Procedurę kierowania na szkolenie powiązaną z systemem oceny kwalifikacyjnej pracowników samorządowych
Procedurę aktualizacji kart szkoleń odbytych przez pracowników
Procedurę oceny szkoleń odbytych przez pracowników
W Urzędzie Gminy Strawczyn oraz jednostkach organizacyjnych obowiązuje system podnoszenia kwalifikacji pracowników, który został określony w Zarządzeniu Nr 67/2007 z dn. 11. 12. 2007 r. w sprawie systemu podnoszenia kwalifikacji pracowników samorządowych obejmującego szkolenia i samokształcenie wprowadzające:
Procedurę kierowania na szkolenie powiązaną z systemem oceny kwalifikacyjnej pracowników samorządowych
Procedurę aktualizacji kart szkoleń odbytych przez pracowników
Procedurę oceny szkoleń odbytych przez pracowników
Procedurę tworzenia bazy danych rekomendowanych firm szkoleniowych
Procedurę systemu kaskadowania wiedzy
Infrastruktura i wyposażenie
Nadzór nad infrastrukturą i wyposażeniem będącym w dyspozycji Gminy Strawczyn sprawują:
1. Zakład Gospodarki Komunalnej ? nadzoruje sieci wodociągowe i kanalizacyjne, oczyszczalnie ścieków, obiekty budowlane, oraz związane z tym wyposażenie.
2. Referat Infrastruktury Technicznej UG Strawczyn ? nadzoruje infrastrukturę drogową oraz oświetlenie uliczne, nieruchomości gminne oraz wyposażenie z tym związane.
Zasady nadzorowania zasobów będących pod opieką ZGK zostały określone w Zarządzeniu Nr 22/08 z dn. 15. 04. 2008 r. w sprawie nadzoru nad infrastrukturą i wyposażeniem Zakładu Gospodarki Komunalnej w Strawczynie wprowadzającym procedury:
Procedurę systemu kaskadowania wiedzy
Infrastruktura i wyposażenie
Nadzór nad infrastrukturą i wyposażeniem będącym w dyspozycji Gminy Strawczyn sprawują:
1. Zakład Gospodarki Komunalnej ? nadzoruje sieci wodociągowe i kanalizacyjne, oczyszczalnie ścieków, obiekty budowlane, oraz związane z tym wyposażenie.
2. Referat Infrastruktury Technicznej UG Strawczyn ? nadzoruje infrastrukturę drogową oraz oświetlenie uliczne, nieruchomości gminne oraz wyposażenie z tym związane.
Zasady nadzorowania zasobów będących pod opieką ZGK zostały określone w Zarządzeniu Nr 22/08 z dn. 15. 04. 2008 r. w sprawie nadzoru nad infrastrukturą i wyposażeniem Zakładu Gospodarki Komunalnej w Strawczynie wprowadzającym procedury:
- Procedura przyjmowania na stan, inwentaryzowania i likwidacji majątku będącego w dyspozycji ZGK.
- Procedura przeglądów, konserwacji i legalizacji obiektów, urządzeń, i wyposażenia będącego w dyspozycji ZGK.
- Procedura przeglądów, konserwacji i legalizacji obiektów, urządzeń, i wyposażenia będącego w dyspozycji ZGK.
- Procedura przyjmowania zgłoszeń i usuwania awarii
oraz w Zarządzenie Nr 53/08 z dn. 26.08.2008 roku w sprawie Procedury postępowania na wypadek pogorszenia jakości wody dostarczanej przez sieć wodociągową dla gminy Strawczyn, które wprowadza do stosowania wprowadzenia Procedurę postępowania na wypadek pogorszenia jakości wody dostarczanej przez sieć wodociągową dla gminy Strawczyn
Zasady nadzorowania zasobów będących pod opieką Referatu Infrastruktury Technicznej UG Strawczyn zostały określone w Zarządzeniu Nr 44/08 z dn. 16. 07. 2008 r. w sprawie wprowadzenia procedur zasad nadzorowania infrastruktury drogowej, które wprowadza:
Procedurę realizacji inwestycji
Procedurę zarządzania drogami gminnymi
Procedurę ewidencji dróg gminnych i mostów
oraz w Zarządzenie Nr 53/08 z dn. 26.08.2008 roku w sprawie Procedury postępowania na wypadek pogorszenia jakości wody dostarczanej przez sieć wodociągową dla gminy Strawczyn, które wprowadza do stosowania wprowadzenia Procedurę postępowania na wypadek pogorszenia jakości wody dostarczanej przez sieć wodociągową dla gminy Strawczyn
Zasady nadzorowania zasobów będących pod opieką Referatu Infrastruktury Technicznej UG Strawczyn zostały określone w Zarządzeniu Nr 44/08 z dn. 16. 07. 2008 r. w sprawie wprowadzenia procedur zasad nadzorowania infrastruktury drogowej, które wprowadza:
Procedurę realizacji inwestycji
Procedurę zarządzania drogami gminnymi
Procedurę ewidencji dróg gminnych i mostów
Zakupy
Zasady realizacji zakupów robót, dostaw i usług finansowanych z budżetu Gminy Strawczyn zostały określone w Zarządzenie Nr 43/11 Wójta Gminy w Strawczynie z dnia 14 kwietnia 2011r. w sprawie zasad organizacyjnych udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy w Strawczynie
Zarządzeniu 31/07 z dn. 12. 06. 2007 r. w sprawie zasad sporządzania planów zamówień publicznych w UG Strawczyn.
Każdy referat w UG Strawczyn nadzoruje realizację zamówień oraz prowadzi rejestr dokumentów potwierdzających należyte wykonanie zadań oraz przygotowują dokumenty potwierdzające należyte wykonanie zamówienia na pisemny wniosek wykonawcy ( referencje ).
Realizacja usług na rzecz społeczności lokalnej oraz obsługa pracy Rady Gminy.
Realizacja usług na rzecz społeczności lokalnej oraz obsługa pracy Rady Gminy.
Podstawowym zadaniem U.G. Strawczyn jest realizowanie usług administracyjnych na rzecz społeczności lokalnej Gminy Strawczyn oraz obsługa pracy Rady Gminy.
Zasady realizacji usług określają przepisy prawa.
Ponadto każdy wydział opracował karty realizowanych przez siebie usług, w których znajdują się wszystkie informacje mówiące o tym jak załatwić daną sprawę.
Zasady realizacji usług określają przepisy prawa.
Ponadto każdy wydział opracował karty realizowanych przez siebie usług, w których znajdują się wszystkie informacje mówiące o tym jak załatwić daną sprawę.
Karty usług są dostępne w:
- w punkcie informacyjnym U.G. Strawczyn
- są umieszczone na stronach internetowych U.G. Strawczyn
- są dostępne na poszczególnych stanowiskach pracy.
Zarządzenie 58/05 z dn. 27. 07. 2005 r. w sprawie wprowadzenia stosowania do bieżącej pracy Urzędu ?Karty Usług? wprowadzające karty usług dla poszczególnych usług administracyjnych świadczonych przez Urząd Gminy Strawczyn (Zmiana: Zarządzenie Nr 84/11).
Zarządzenie 59/05 z dn. 27. 07. 2005 r. w sprawie wdrożenia procedury aktualizacji wykazu i kart usług świadczonych przez UG w Strawczynie wprowadzający Procedurę aktualizacji wykazu i kart usług świadczonych przez UG w Strawczynie.
Wykaz Kart Usług
Badania opinii mieszkańców i monitoring społeczny
W Urzędzie Gminy Strawczyn prowadzone są systematyczne badania opinii społecznej oraz zbierane są informacje na temat oceny pracy urzędu przez społeczność lokalną. Stosowane są następujące formy uzyskiwania informacji:
Badania opinii mieszkańców i monitoring społeczny
W Urzędzie Gminy Strawczyn prowadzone są systematyczne badania opinii społecznej oraz zbierane są informacje na temat oceny pracy urzędu przez społeczność lokalną. Stosowane są następujące formy uzyskiwania informacji:
- Badania ankietowe dotyczące wybranych zagadnień dotyczących pracy U.G. Strawczyn. Decyzję o zakresie badania ankietowego podejmuje Sekretarz Gminy. Następnie zespół zadaniowy opracowuje wzór ankiety oraz planuje przebieg badania ankietowego. Wyniki ankiet są opracowywane w formie statystycznej i przedstawiane do analizy podczas przeglądów systemu zarządzania.
- Informacje na Sesji Rady Gminy i spotkaniach z Sołtysami dotyczące realizacji zadań i oceny ich przez społeczeństwo lokalne.
Sekretarz Gminy przedstawia sprawozdania na temat prac Urzędu Gminy oraz zbiera opinie na ich temat.
Audity wewnętrzne
W UG Strawczyn przeprowadza się w zaplanowanych odstępach czasu audity wewnętrzne, które potwierdzają czy system zarządzania jakością spełnia:
- wymagania normy ISO 9001:2000
- wymagania ustanowione przez Urząd Gminy Strawczyn
- wytyczne programu ?Przejrzysta Polska?
Audity wewnętrzne
W UG Strawczyn przeprowadza się w zaplanowanych odstępach czasu audity wewnętrzne, które potwierdzają czy system zarządzania jakością spełnia:
- wymagania normy ISO 9001:2000
- wymagania ustanowione przez Urząd Gminy Strawczyn
- wytyczne programu ?Przejrzysta Polska?
oraz w razie potrzeby wytyczne innych programów w których uczestniczy Gmina Strawczyn.
Zasady realizacji auditów wewnętrznych zostały określone w Zarządzeniu Nr 45/08 z dn. 16. 07. 2008 r. w sprawie Procedury audytu wewnętrznego (zmiana: Zarządzenie Nr 109/11)
Zasady realizacji auditów wewnętrznych zostały określone w Zarządzeniu Nr 45/08 z dn. 16. 07. 2008 r. w sprawie Procedury audytu wewnętrznego (zmiana: Zarządzenie Nr 109/11)
Monitorowanie i pomiary procesów
Procesy realizowane w UG Strawczyn podlegają ciągłej kontroli i monitorowaniu pod kątem spełniania wymagań klientów oraz wymagań prawnych. Monitorowanie procesów odbywa się poprzez:
? zbieranie informacji na temat poziomu zadowolenia społeczności lokalnej
? monitorowanie prawidłowości i terminowości realizacji zadań i projektów realizowanych w Gminie.
? analizę informacji na temat skarg i uwag do pracy UG Strawczyn
? analizę i ocenę decyzji administracyjnych podejmowanych w UG Strawczyn ? realizowane przez instytucje nadzorujące pracę samorządów lokalnych.
Postępowanie z usługami niezgodnymi
Zasady związane z postępowaniem i nadzorowaniem usług niezgodnych z wymaganiami zostały określone w Zarządzeniu Nr 23/08 z dn. 15 .04. 2008 r. w sprawie wprowadzenia Procedury postępowania z usługą niezgodną oraz nadzoru nad usługą niezgodną (zmiana: Zarządzenie Nr 80/11).
Analiza danych
W ramach funkcjonowania UG Strawczyn zbierane i analizowane są informacje dotyczące realizowanych działań:
Procesy realizowane w UG Strawczyn podlegają ciągłej kontroli i monitorowaniu pod kątem spełniania wymagań klientów oraz wymagań prawnych. Monitorowanie procesów odbywa się poprzez:
? zbieranie informacji na temat poziomu zadowolenia społeczności lokalnej
? monitorowanie prawidłowości i terminowości realizacji zadań i projektów realizowanych w Gminie.
? analizę informacji na temat skarg i uwag do pracy UG Strawczyn
? analizę i ocenę decyzji administracyjnych podejmowanych w UG Strawczyn ? realizowane przez instytucje nadzorujące pracę samorządów lokalnych.
Postępowanie z usługami niezgodnymi
Zasady związane z postępowaniem i nadzorowaniem usług niezgodnych z wymaganiami zostały określone w Zarządzeniu Nr 23/08 z dn. 15 .04. 2008 r. w sprawie wprowadzenia Procedury postępowania z usługą niezgodną oraz nadzoru nad usługą niezgodną (zmiana: Zarządzenie Nr 80/11).
Analiza danych
W ramach funkcjonowania UG Strawczyn zbierane i analizowane są informacje dotyczące realizowanych działań:
a) Analiza informacji dotyczących opinii mieszkańców i monitoringu społecznego ? Podstawą do zbierania danych są badania ankietowe przeprowadzane przez zespół ds. zarządzania jakością. Wyniki są opracowywane w formie zbiorczych raportów i prezentowane na comiesięcznych naradach kadry kierowniczej UG i kierowników jednostek organizacyjnych oraz podawane do publicznej wiadomości.
b) Analiza informacji o realizacji usług i możliwościach ich doskonalenia ? Informacje na temat jakości świadczonych usług monitorują kierownicy poszczególnych referatów. Dane te są prezentowane na comiesięcznych naradach kadry kierowniczej UG i kierowników jednostek organizacyjnych.
c) Analiza informacji o dostawcach ? Referat Rozwoju Lokalnego prowadzi:
Rejestr główny dotyczący przeprowadzonych postępować w ramach ustawy Prawo o zamówieniach publicznych oraz
Rejestr przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia z wyłączeniem ustawy Prawo o zamówieniach publicznych.
Poszczególni pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za określone zadanie monitorują przebieg realizowanego zamówienia. Informacje o stanie realizacji zamówień są omawiane na comiesięcznych naradach kadry kierowniczej UG i kierowników jednostek organizacyjnych.
Ciągłe doskonalenie
b) Analiza informacji o realizacji usług i możliwościach ich doskonalenia ? Informacje na temat jakości świadczonych usług monitorują kierownicy poszczególnych referatów. Dane te są prezentowane na comiesięcznych naradach kadry kierowniczej UG i kierowników jednostek organizacyjnych.
c) Analiza informacji o dostawcach ? Referat Rozwoju Lokalnego prowadzi:
Rejestr główny dotyczący przeprowadzonych postępować w ramach ustawy Prawo o zamówieniach publicznych oraz
Rejestr przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia z wyłączeniem ustawy Prawo o zamówieniach publicznych.
Poszczególni pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za określone zadanie monitorują przebieg realizowanego zamówienia. Informacje o stanie realizacji zamówień są omawiane na comiesięcznych naradach kadry kierowniczej UG i kierowników jednostek organizacyjnych.
Ciągłe doskonalenie
Urząd Gminy Strawczyn w sposób systematyczny doskonali system zarządzania jakością poprzez ciągłe jego monitorowanie, nadzorowanie, realizację polityki jakości, analizę danych oraz prowadzenie działań korygujących i zapobiegawczych. Formą doskonalenia jest także uczestnictwo w programach społecznych skierowanych na poprawę pracy instytucji samorządowych np. ?Przejrzysta Polska?.
Działania korygujące i zapobiegawcze
Jedną z form doskonalenia systemu jakości oraz świadczonych usług są działania korygujące oraz działania zapobiegawcze. Działania te są realizowane zgodnie z Zarządzaniem Nr 46/08 z dn. 16. 07. 2008r. w sprawie wprowadzenia Procedury działań korygujących i zapobiegawczych.
Działania korygujące i zapobiegawcze
Jedną z form doskonalenia systemu jakości oraz świadczonych usług są działania korygujące oraz działania zapobiegawcze. Działania te są realizowane zgodnie z Zarządzaniem Nr 46/08 z dn. 16. 07. 2008r. w sprawie wprowadzenia Procedury działań korygujących i zapobiegawczych.
